使用 Evernote 企業版整合文件管理

使用手機和筆電的白領工作者插圖,表示 Evernote 企業版為文件管理解決方案

輕鬆管理公司資訊

有時我們會感覺要在文件海裡的滅頂了。誰有白皮書的最新版?五年前的那份合約書在哪?為何大家都把那份長長的文件寄來寄去,不乾脆直接講重點在哪?承認吧...電腦的搜尋欄根本不管用。

使用 Evernote 企業版,您可以集中化整理、管理、歸檔公司的文件、試算表、多媒體檔案、電子郵件,甚至 Slack 對話。它是個靈活的方案,可以安全地儲存任何形式的資料,並確保正確的人不論在哪都可以找到它。Space記事本能保持資料井然有趣,而進階的搜尋文法語法讓團隊能在最需要的時候準確找到需要的資料。別再試圖挖掘檔案、梳理網絡找尋資料了,Evernote 企業版為您直接呈上所有資料。

數位時代的檔案管理

任何企業都需要良好的檔案儲存、整理、分享、更新方案,而現今大部分企業都仰賴可靠的文件管理軟體。使用數位方案可以減少實體檔案櫃和檔案夾的使用,同時能夠強化安全性、法規遵循、檔案取用、備份、災難復原等工作。

一個好的文件管理系統(DMS)應當包含下列項目:

  • 支援廣泛各種類型的文件
    現代人們每天使用各種各樣的文件,可能包括文字處理檔案、試算表、設計檔、PDF、電子郵件、圖片、數位筆記、語音錄音等,一個好的 DMS 應當可以無縫捕捉、儲存、整理所有這些各樣文件類型。

  • 檔案結構
    文件管理的重點就是能有邏輯地整理檔案,包括運用到文件階層和分組、標籤、標日期,以及針對過時的檔案做刪除的方式。

  • 檔案搜尋和文件提取
    數位文件管理最大的優勢之一就是再也不用翻箱倒櫃找某張遺失的紙張。好的 DMS 的檔案結構提供了快速檔案提取的基礎,而進階搜尋可以更進一步讓使用者依據檔案名稱、關鍵字、標籤、檔案類型、建立日期、修改日期等來做搜尋。

  • 安全性和檔案權限
    對敏感檔案的保護需要強而有力的權限系統和存取控制。簽約人員跟 CEO 擁有的權限應當不同,而團隊在不同情況下可能會需要不同等級的權限。

  • 監控工具
    一個有效的 DMS 應當提供管理員工具來監控使用者動態,例如誰存取了什麼資料、何時存取、存取時間多長等等。這些在未來若有需要時,才有一個可靠的稽核記錄。

  • 版本控制
    同理,一個設計良善的 DMS 應該能追蹤檔案的變更,且能快速回復到舊版本。

  • 可輕鬆存取和共用
    人們是不會要用一個很複雜的系統,或是一個很難使用或分享文件的系統的。一個好的 DMS 應當能輕鬆與您使用的其他軟體協作,不論是電子郵件、文字處理,還是客戶關係管理(CRM)系統。

獲得能真正找到您需要的文件和檔案的能力

開始免費試用

雲端檔案櫃,讓您隨處都可存取

Image of warehouse worker using laptop, depicting the way cloud-based document management lets people to work from anywhere使用雲端技術的 DMS,您的團隊可以隨時隨地使用任何裝置立即存取文件。人們可以共同協作同一份文件,以避免同一份檔案有相互衝突的副本。亦毋須備份檔案,因為雲端的 DMS 都會自動儲存所有任何資料。

使用雲端文件管理方案,分享大型檔案會比使用公司內部署系統(on-premises system)快得多。最後,大多數雲端系統都是訂閱制,與安裝內部部署系統相比,可省去大筆的建置費用和耗費的力氣(更別提日後維護保養需要的時間及勞力)。

遠超過預期的 Evernote 企業版

不論您的文件管理需求是簡易還是複雜,Evernote 企業版都能提供完善的服務。我們的直覺式使用者體驗、雲端解決方案、高度彈性的結構都讓您可以輕鬆建立最適合自己需求的系統。Evernote 企業版亦可作為小型機構的輕量 DMS,只要將文件建立為記事(或將現有的檔案上傳到記事裡),再使用記事本或 Space 分類整理即可。

大型團隊可以將 Evernote 企業版作為 DMS 的擴充。例如:建立一個 Space,儲存並共用所有新進員工進公司需要的相關文件;在業務團隊的 Space 裡建立一套記事本系統,儲存所有銷售資料,讓您的業務員隨時都可以取得最新的資料;或指定 Evernote 企業版為會議記錄和腦力激盪的空間,依部門、團隊、專案等規劃 Space 和記事本。

  • 文字、手寫筆記、圖片
    使用 Evernote 不僅可以用來輕鬆捕捉、儲存文字,還能儲存手寫筆記和圖片。利用手機上的相機拍下白板、名片,或任何想要儲存的資料,再將該照片儲存到有其他相關資訊的記事,或儲存到空白的新記事裡。Evernote 還可以搜尋 PDF 和圖片照片裡的文字,未來想要再找到這些資料更輕鬆。您也可以利用 Web Clipper 搜集網路資料,儲存到 Evernote。

  • 文件整理(記事本、標籤、Space)
    Evernote 的簡單記事單位設計具有極大的彈性空間。記事可以依專案、團隊、或任何您喜歡的方式分類到記事本裡。記事和記事本又可以更近一步歸類到指定的 Space 中。舉例來說,所有行銷相關的內容都可以歸類到季度記事本裡,然後再放到 Marcom 團隊 Space 中。重要的記事可以釘選在團隊 Space 裡,而所有更新都會出現在「最新動態」中,讓大家都可以即時掌握最新資訊和進度。

  • 版本控制
    記事歷史記錄會定期進行記事記錄,您可以在 Evernote 網頁版或 Mac、Windows 版 Evernote 上回捲記事。動態記錄會顯示記事最近的變更,以及變更者。刪除的記事則隨時可以從企業垃圾桶復原。

  • 多人存取,不論何地
    任何有權限者都可以建立、編輯、共用記事。Evernote 企業版在行動裝置上跟在電腦上都可以操作。甚至可以離線使用,等您連上網路時所有變更都會同步處理。

  • 文件搜尋
    Evernote 擁有強大的搜尋文法和進階搜尋語法。使用者可以依標題、標籤、建立和變更日期、建立地點、文件來源、和多媒體檔案類型(音檔、圖片等)搜尋記事。

  • 儲存與安全性
    Evernote 企業版提供極大的空間,供您儲存和存取所需的文件。每個企業帳戶的每月上載限額達 20GB,再加上每位使用者都有 2GB 的月上載量。此外,為了確保資料的安全無虞,我們的數據中心是經過 SAS 70 (Type II) 和 SSAE16 SOC-1 (Type 2) 認證。

    在存取控制上,Evernote 使用 Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) 來處理單一登入 (SSO)。我們的 SSO 應用可輕鬆與任一有支援 SAML 2.0 的大型身份提供商整合。我們也有支援 ADFS。Evernote 企業版可與您現有的 Active Directory 或 LDAP 方案連結,您可以直接在現有的管理員主控台邀請或移除使用者。管理員能檢視並管理使用者,查看成員對記事的存取權和動態,確保每個人都持有恰當的存取使用權。

  • 整合服務
    Evernote 企業版能與您使用的各種工具整合,包括電子郵件和 Slack 對話都可以儲存歸類供日後參考,達到最佳檔案管理。您可以直接將電子郵件和附件建立為新記事,亦可直接在 GmailOutlook 裡分享已有的記事。Slack 對話可以轉為記事方便與團隊分享,也可直接在 Slack 裡存取到記事。您還可以將 Google 雲端硬碟檔案拖到 Evernote,就能在記事本和 Space 裡取用這些檔案。針對習慣使用 SalesforceMicrosoft Teams 的團隊,Evernote 企業版讓您可以直接在需要的地方存取、建立、搜尋、編輯記事。

建立一個中樞,儲存所有團隊所需資訊

多個圖示落入的資料夾插圖,表示以 Evernote 企業版儲存多種檔案類型

儲存各種檔案,不論是 Office 文件、PDF 檔,或音檔、圖片、Google 文件。

多個文件堆疊的插圖,表示 Evernote 企業版是個很有彈性的文件整理方案

別受到檔案和資料夾的限制 — 以您的方式整理,讓您真正找到所需。

多個箭頭越過一個站在一群人旁的人的插圖,表示使用 Evernote 企業版的中央文件儲存機制協作

為全公司建立一個工作空間,讓您的團隊保持同步,隨時找到需要的資料。

用放大鏡看星星的插圖,表示 Evernote 企業版的高效文件搜尋功能

少花點時間尋找檔案、摸索文件,多花點時間真正完成事情。

獲得能真正找到您需要的文件和檔案的能力

$14.99 / 使用者 / 月

現在就開始免費試用