用 Evernote Teams 簡化專案管理

掌握所有細節，推展專案進度

今日的專案常有多重移動的部分。但團隊成員往往分散各處、工作任務不斷積累、截止日期快速追逼，很難準時交卷。想要讓專案確實照進度走，您需要清楚的資料整理架構、能快速存取重要資訊、還要能輕鬆協作。

把 Evernote Teams 作為您的專案管理中心，所有相關點子、文件、會議資料、時間軸、待辦清單全都集中到這，也方便所有需要的人存取。資料全都井然有序的整理到記事本和 Space 裡，您可以輕鬆盯進度，並確保所有人都掌握到最新狀態，不論他們是在公司裡還是地球任何一個角落工作。

Evernote Teams 讓您不用再穿梭於 N 個應用程式之間、不會再遺失重要資料，也不用再追著組員問最新進度。

高效專案管理

別再仰賴試算表和筆記本來管理專案，現在大家都使用專案計畫應用程式、專案追蹤工具或雲端專案管理方案了。這些系統能整合多方資源和資訊，讓專案管理更有效率。

Evernote Teams 可以作為輕量的專案規劃和追蹤管理工具，也可以與您的組織選擇的平台工具並用。Evernote 與各大專案管理軟體攜手，就是一個完整的專案管理方案，讓您的團隊保持資訊流通、溝通無礙、生產力最高。

一個完整個專案管理方案應至少包含下列功能：

• 專案整理
  一個資料井然有序的專案絕對更容易安排也更容易執行。最好的專案管理工具應當要能提供直覺化的方式來整合資料、人員、資源和工作事項等。

• 溝通管道
  對話、意見和任何其他形式的溝通都能整合起來正是關鍵所在。所有專案相關的訊息都應當能捕捉在專案管理系統中，讓成員能輕鬆找到討論和決定的記錄。

• 追蹤監督交辦事項和里程碑
  好的專案管理平台應能追蹤工作、待辦事項、截止日期等，並能輔助個別負責人不落後。專案管理人也能輕鬆整合重點工作、調整截止日期、並在必要時調整工作分派。

• 時間軸和甘特圖
  以視覺化的方式呈現各項任務和期限能讓團隊更快明白整個專案的行事曆。數位甘特圖特別好用的地方在於能讓您深入時間軸裡，看到特定工作和彼此的相關性。

• 時程管理
  每一個專案都是有預算的，由需付費的工資小時計算。好的專案管理方案會囊括個別使用者的時程管理，讓利益相關人士可以清楚看到總共花了多少時間。

• 報告
  客戶和主管需要一個簡單明瞭的方式來了解專案的現況。好的專案管理系統能依照需求產生不同細節程度的報告，而無需使用者通過一層又一層的步驟來找到想要的資料。

自訂您的專案管理程序

針對小型組織，Evernote Teams 即足以滿足所有專案管理的需求。大型機構可能已在使用 Asana、Trello、Basecamp 等工具。Evernote Teams 則可以強化那些主流工具，作為一個隨時可以存取所有專案相關資料的中心，也提供高度彈性可配合任何管理風格和工作流。

• 集中所有類型的專案資料
  您可以儲存文字、圖片、語音錄音、網頁擷取、並將白板和名片掃描到記事裡。此外還可以直接在 Evernote 裡標註圖片和 PDF 檔，加上註解和說明文字。此外 Evernote 的文件掃描、PDF 檔和文件搜尋、和手寫搜尋功能讓所有這些內容都可以輕鬆被搜尋到，

• 打造專案儀表板
  整合專案相關的記事到記事本和堆疊，然後還可以依子專案、團隊或任何您選取的條件來歸納。記事本可以整合到專屬的專案 Space 裡。舉例來說，一個影片專案 Space 裡可能分別有前置、選角、故事板記事本。專案 Space 就可以當作一個儀表板，讓用戶可以快速瀏覽得知專案更新。

• 建立專案工作事項清單和待辦事項
  最簡單的專案追蹤作法就是建立一則記事，裡面排序列出需要完成的項目，並在前面加上核取方塊，完成就打勾。專案管理人則可以使用我們的負責範圍、專案總覽和艾森豪矩陣範本來做更多細節管理。專案經理人亦可使用 Zapier 在 Evernote 中建立 Trello 卡、Asana 任務、Basecamp 訊息等。

• 追蹤時間軸和可交付成果
  專案總覽範本中有一個簡單的工作事項和期限表格，您也可以在任何記事中使用清單和表格自訂一個時間軸。Evernote 的多樣性讓您可以完全依照需求建立自己專屬的專案追蹤工具。可利用標籤和文件命名規則來標示專案的階段（急、暫停、處理中等），或建立專案階段記事本，一個階段完成就將該記事移到下一本記事本去。

• 最新資訊隨時可取得
  每當團隊成員使用有連上網的裝置新增或更新專案相關的記事，其他成員立即就可以看到該筆新資料。專案管理人則可以參考記事歷程記錄進行版本管理。

• 讓所有人都擁有同樣的資訊
  專案團隊裡常有身處世界各地的成員。Evernote Teams 的權限控制可促進團隊的無縫協作。任何擁有權限者都可以新增、編輯、共用記事。此外，Evernote Teams 在行動裝置上和在電腦上一樣好用，更加不受時間空間限制。

與其他專案管理工具無縫整合

我們已內建與多個最多人用的專案管理工具的整合，您的團隊可以輕鬆將 Evernote 導入現有的工作流中。

Gmail 和 Google 雲端硬碟
您的 Gmail 收件匣和 Google 雲端硬碟裡是否有專案相關的郵件、訊息或檔案？把它們存到 Evernote，與其他專案資料歸納起來。Google 雲端硬碟的檔案在記事裡會以方塊的形式呈現，內容包含檔案名稱、檔案類型和最近一次更新的日期。將所有專案相關的檔案都歸納到一則記事裡，再與您的團隊共用，讓大家在一個地方就可以找到所有資料。您在 Google 雲端硬碟裡做的所有變更都會自動同步到 Evernote 裡。

Outlook 和 Microsoft Teams
從 Outlook 收件匣就可以直接儲存專案相關的郵件到 Evernote，讓您在專案專屬的空間裡就可以歸檔所有資料，例如外部廠商的收據與就可以專案預算記事存一起。此外，只要一個點擊就可以直接從 Evernote 寄出記事。Evernote 亦有與 Microsoft Teams 整合，方便您將相關的對話串存到專案空間裡。亦可直接從 Microsoft Teams 對話串存取並共用相關的您在 Evernote Teams 帳戶裡的內容。

Slack
很多團隊使用 Slack 進行溝通合作。將 Evernote Teams 與 Slack 整合，您可以在您的 Slack 頻道或私訊中輕鬆找到並共用專案相關的記事。您在 Slack 對話中就可以設定提醒、建立工作事項、將重要決策存入 Evernote 供日後參考，甚至可以將所有訊息、PDF 檔和其他文件擷取存入 Evernote，把 Slack 頻道對話轉成一份會議記錄。

Salesforce
業務團隊幾乎整天都在使用 Salesforce。將 Salesforce 與 Evernote Teams 整合起來，您可以將專案相關的記事釘到特定資料，還可以直接在 Salesforce 中編輯那些記事。