Evernote Nutzen

Die Informationsflut mit selektivem Vorgehen meistern

Man vergisst leicht, wie „modern“ unsere modernen Technologien in Wirklichkeit sind. Die Smartphone-Ära dauert erst 11 Jahre an, das World Wide Web gibt es seit weniger als 30 Jahren. Selbst die Geschichte der Personal Computer reicht nur bis in die Mitte der 1970er Jahre zurück.

Ganz offensichtlich haben wir in den vergangenen 40 Jahren einen weiten, weiten Weg zurückgelegt.

Im Gegensatz zu Computern, die um einige Größenordnungen schneller und leistungsfähiger geworden sind, und der digitalen Speicherung, die weitaus umfangreicher geworden ist als noch vor wenigen Generationen, entwickelt sich das menschliche Gehirn nicht in einem vergleichbaren Tempo. Unsere Gehirne sind immer noch auf eine Weise verdrahtet, um in einer Welt zu überleben, wie sie vor Tausenden, wenn nicht Millionen von Jahren existierte: Nahrung finden, Familie gründen, nicht von Löwen gefressen werden. Kein Wunder also, dass sich so viele Menschen unvorbereitet fühlen, die enormen Datenmengen zu verarbeiten, die mittlerweile täglich auf uns einprasseln.

Das Problem der „Informationsüberflutung“

Wir erleben heutzutage die Demokratisierung der Daten. Während das meiste Wissen von Unternehmen früher auf Papier in Aktenschränken und Archivräumen versteckt war, kann man heute fast ohne Übertreibung sagen, dass die Gesamtheit des menschlichen Wissens nur noch wenige Mausklicks entfernt ist. Die Kehrseite dieses nahezu unbegrenzten Zugangs zu Daten besteht jedoch darin, dass die Menschen mit Informationen überflutet werden: Dateien, Notizen, Bilder, Websites, Visitenkarten, E-Mails, Sprachnachrichten etc. Nach Schätzungen des IDC verbringen Wissensarbeiter heutzutage tatsächlich durchschnittlich 2,5 Stunden täglich nur mit der Suche nach den benötigten Informationen. Diese Zeit wird also nicht für die eigentliche Arbeit aufgebracht! In den vergangenen Jahren ist das Datenvolumen derart explodiert, dass die Herausforderung mittlerweile nicht mehr nur darin besteht, Informationen zu finden, sondern die relevanten Informationen aus dem ganzen Getöse herauszufischen.

Wir werden sogar mit Ratschlägen zur „Informationsflut“ überflutet. Suche doch einfach einmal bei Google nach diesem Begriff und sieh dir an, wie viele Treffer es gibt. Offensichtlich ist dies also kein neues Problem. Aber was können wir dagegen tun?

Klare Fokussierung

Wovon wir uns lösen, ist ebenso wichtig wie das, was wir behalten.

Um die „Informationsflut“ zu bewältigen und in der digitalen Welt erfolgreich zu sein, müssen wir selektiv bei den Dingen vorgehen, auf die wir unsere Aufmerksamkeit richten. Wenn wir uns nicht auf alles konzentrieren können, ist es unerlässlich, dass unser Tun auf wirklich wichtige Dinge ausrichtet ist. Mit anderen Worten: Wovon wir uns lösen, ist ebenso wichtig wie das, was wir behalten.

Wahre Innovatoren wissen, dass eine klare Fokussierung sie in die Lage versetzt, die „Punkte miteinander zu verbinden“ und sinnvolle Verknüpfungen zwischen verschiedenen Informationsquellen herzustellen. Sie sammeln Daten, verwerfen irrelevante Informationen und identifizieren diejenigen Aspekte, die ihnen dabei helfen, ihre Ideen voranzubringen. Mit diesem selektiven Fokus können sie einen Schritt zurücktreten, die Situation von außen beurteilen und neue Wege zum Erfolg ermitteln.

Festzulegen, was genau für ein Team relevant ist, wird mit jedem weiteren hinzugefügten Teammitglied jedoch exponentiell schwieriger. Im Kontext einer Gruppe müssen die Notizen, Ideen und Daten aller Beteiligten in den Arbeitsablauf des Teams integriert werden. Wie der Autor Fred Brooks in seinem Buch Vom Mythos des Mann-Monats: Essays über Software-Engineering anmerkte, wird es mit zunehmender Teamgröße immer schwieriger, alle Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Die Folgen: die Produktion ist rückläufig, die Transparenz unter den Teammitgliedern geht verloren, und Chancen auf echte Innovation und wahre Partnerschaft werden vertan.

Damit Teams effektiver zusammenarbeiten können, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie eine gemeinsame Strategie für das Datenmanagement und die Bewältigung der Informationsflut verfolgen. Nur dann bleibt genügend Raum, um sich die kreativen Kräfte des gesamten Teams zunutze zu machen.

Ein Arbeitsbereich für beste Ergebnisse

Dank der Arbeitsbereiche von Evernote Business ist es einfacher denn je, sämtliche Informationen deines Teams zu organisieren und die benötigten Inhalte bei Bedarf hervorzuheben. Arbeitsbereiche werden die Interaktionsweise von Nutzern mit Notizen und Notizbüchern verändern und dadurch völlig neue Maßstäbe für den Informationsaustausch und -zugriff produktiver Teams setzen, um eine klare Fokussierung zu erreichen.

Bei einem Arbeitsbereich handelt es sich um eine gemeinsam genutzte, zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen, die das Team benötigt, um Ideen in die Tat umzusetzen und Projekte voranzubringen. Angenommen, du leitest die Marketingkampagne für das neueste Produkt deines Unternehmens. Dann könntest du beispielsweise einen Arbeitsbereich mit sämtlichen Materialien erstellen, die dein Team für eine erfolgreiche Markteinführung benötigt: Aufgabenlisten, Markenstrategie, Marktforschungsunterlagen, Brainstorming-Ergebnisse, fiktive Kundenprofile, Produktbilder, Händlerdaten, E-Mail-Kopien, Werbevideos … die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Anschließend würdest du alle Nutzer des Evernote Business-Kontos – von der Marketingabteilung über das Führungsteam bis hin zu den Vertriebsmitarbeitern – einladen, dem Raum beizutreten und sich einzubringen.

Im Fensterbereich „Neuigkeiten“ wird angezeigt, welche Änderungen es im Arbeitsbereich gegeben hat, sodass neu hinzugekommene oder aktualisierte Notizen für alle Beteiligten sofort zu erkennen sind. Im Fensterbereich „Angeheftete Notizen“ kannst du Informationen hervorheben, die stets präsent bleiben sollen, beispielsweise To-do-Listen und Zeitpläne für das Marketing. Man kann sich diese beiden Bereiche auch als eine Art virtuelles Schwarzes Brett für Teams vorstellen.

Du kannst dir auch das Wissen anderer Personen im Unternehmen zunutze machen, indem du im Übersichtsverzeichnis neue Arbeitsbereiche erkundest (und deine eigenen darin auffindbar machst). Beispielsweise könntest du dem Arbeitsbereich eines Entwicklerteams beitreten, um über geplante Neuerungen auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise kannst du die tatsächlich benötigten Informationen zum Vorschein bringen, ohne in bedeutungslosen Daten zu versinken, die dich nur unnötig behindern würden.

Insgesamt führen Arbeitsbereiche alle Inhalte zusammen und versetzen sie Teams in die Lage, in einem gemeinsamen Umfeld Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Dadurch können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ideen in die Tat umsetzen.

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