Je projecten bestaan uit veel bewegende onderdelen. Met teams die overal zitten, taken die zich opstapelen en deadlines die snel dichterbij komen is het moeilijk om resultaten op tijd op te leveren. Om projecten bij te houden, heb je een duidelijke organisatie, snelle toegang tot belangrijke informatie en vrije samenwerking nodig.
Maak Evernote Teams jouw projectmanagement hub en bewaar alle relevante ideeën, documenten, notulen, tijdschema's en to-do lists op één plek—natuurlijk toegankelijk voor de juiste mensen. Als alles geordend is in notitieboeken spaces kan je gemakkelijk voortgang bijhouden en er voor zorgen dat iedereen up-to-date is, of ze nu op locatie of op afstand werken.
Door Evernote Teams hoef je niet meer verschillende apps te gebruiken, waardoor je belangrijke informatie uit het oog verliest en de statusupdates van je teamleden kwijt bent.
In plaats afhankelijk te zijn van spreadsheets en kladblokken om projecten bij te houden, de meeste teams gebruiken tegenwoordig een app voor projectpanning, een tool voor het bijhouden van een project of een cloud solution voor projectmanagement. Deze systemen organiseren bronnen en informatie, waardoor projectmanagement nog effectiever wordt.
Evernote Teams kan gebruikt worden als projectplanning- en trackingtool, maar is ook goed inzetbaar naast het platform dat jouw bedrijf al gebruikt. Samen met toonaangevende projectmanagementsoftware vormt Evernote een volledige oplossing voor het informeren en verbinden van je team waardoor ze nog productiever zijn.
De volgende mogelijkheden zijn cruciaal voor uitgebreid projectmanagement:
Projectorganisatie
Een geordend project is gemakkelijker om te plannen en uit te voeren. De beste projectmanagementools bieden intuïtieve manieren om informatie, mensen, bronnen en taken te groeperen.
Communicatiekanalen
Integratie van chat, opmerkingen plaatsen en andere vormen van communicatie is essentieel. Alle project gerelateerde berichten zouden vastgelegd moeten worden in het projectmanagementsysteem, zodat teamleden gemakkelijk een verslag in kunnen zien met alle gesprekken en beslissingen.
Bijhouden van resultaten en mijlpalen
De beste projectmanagementplatforms houden taken, to-do's en deadlines bij waardoor alle betrokkenen het doel voor ogen kunnen houden. Dit helpt projectmanagers om touchpoints te organiseren, vervaldata te wijzigen en indien nodig taken opnieuw toe te wijzen.
Tijdsschema's en Gantt diagrammen
Visuele representatie van verschillende taken en deadlines geven het team een helikopter view van het schema van een project. Digital Gantt diagrammen zijn vooral nuttig aangezien je kan inzoomen in het tijdspad om specifieke opdrachten en afhankelijkheden beter te begrijpen.
Tijd bijhouden
Elk project heeft een vorm van budget, bestaand uit factureerbare werkuren. Sterke projectmanagement solutions integreren het bijhouden van tijd voor individuele gebruikers en geven een totaaloverzicht zien voor alle betrokkenen.
Verslaglegging
Klanten en werkgevers willen gemakkelijk bij projectupdates kunnen. In plaats dat ze te dwingen door omslachtige spreadsheets heen te kijken, generen de beste projectmanagement systemen verslagen met verschillende detailniveaus.
Kleinere bedrijven gebruiken Evernote Teams voor het beheren van hun projecten. Grotere bedrijven gebruiken vaak al tools als Asana, Trello en Basecamp. Evernote Teams versterkt deze tools door te dienen als altijd-toegankelijke hub voor alle project gerelateerde informatie, met de flexibiliteit om aangepast te worden aan managementstijlen of workflow.
Centraliseer alle soorten projectmaterialen
Bewaar tekst, afbeeldingen, geluidsopnames, webknipsels en scans van whiteboards en visitekaartjes in je notities. Voeg commentaar en correcties toe door PDF's en afbeeldingen te annoteren in Evernote. Alle content is doorzoekbaar voor gemakkelijke referentie, dankzij Document Scannen, PDF en Document Zoeken en Handschrift Zoeken.
Bouw projectdashboards
Verzamel project gerelateerde notities in notitieboeken en stapels, die weer ingericht kunnen worden op basis van subproject, team of een andere door jou gekozen criterium. Notitieboeken kunnen gegroepeerd worden in speciale spaces voor het project. Bijvoorbeeld, een videoproject space bevat notitieboeken voor pre-production, casting en storyboards. De project space dient dan als een dashboard waarin meteen alle projectupdates te zien zijn.
Maak project taaklijsten en to-do's
De simpele project tracker is een notitie met een geordende lijst, aangepast met checkboxes. Projectmanagers maken de details nog inzichtelijker met onze Gebieden van Verantwoordelijkheid, Project Overzicht of Eisenhower Matrix sjablonen. Managers kunnen ook Zapier gebruiken om Trello kaarten, Asana taken en Basecamp berichten in Evernote aan te maken.
Houd tijdspaden en deadlines bij
Het Project Overzicht sjabloon bevat een simpele tabel voor taken en deadlines. Je kan in een notitie ook een tijdspad aanpassen met lijsten en tabellen. Door de veelzijdigheid van Evernote heb je een project tracking tool in handen dat op jouw manier werkt. Je kan labels en naamconventies gebruiken om de fases van een project mee aan te geven (Urgent, Uitgesteld, In Uitvoering, etc.). Je kan ook notitieboeken aanmaken voor een specifieke projectfase en relevante notities verplaatsen terwijl je team aan het werk is.
De nieuwste informatie binnen handbereik
Als een teamlid een project gerelateerde notitie op een apparaat met internet bijwerkt of toevoegt, dan is de nieuwe content meteen beschikbaar voor de rest van het team. Projectmanagers kunnen in de notitiegeschiedenis naar de verschillende versies kijken.
Houd alle neuzen dezelfde kant op, waar dan ook
Projectteams bevatten vaak mensen die op verschillende locaties werken. Evernote Teams zorgt er voor dat teams naadloos samen kunnen werken met de juiste toegangsmogelijkheden. Iedereen met de juiste bevoegdheden kan projectnotities aanmaken, bewerken en delen. Evernote Teams werkt zowel op mobiele apparaten als computers, waardoor teamleden overal aan de slag kunnen—zelfs offline.
We hebben directe integraties gebouwd met een breed assortiment populaire projectmanagement tools, zodat je team Evernotes unieke mogelijkheden kan integreren met je bestaande workflow.
Gmail en Google Drive
Staan er project gerelateerde berichten en bestanden in Gmail en Google Drive? Sla ze dan op in Evernote zodat beschikbaar zijn bij je projectdocumenten. Google Drive bestanden verschijnen in je notities als boxen met nuttige informatie zoals bestandsnaam, bestandstype en datum laatste wijziging. Voeg alle projectbestanden toe aan een losse notitie en deel het met je team, zodat ze alles op een plek kunnen zien. Alle wijzigingen die in Google Drive gemaakt worden, worden automatisch gesynchroniseerd met je project space in Evernote.
Outlook en Microsoft Teams
Bewaar e-mails die relevant zijn voor je projecten vanuit Outlook in Evernote zonder je inbox te verlaten. Dit zorgt er voor dat alles gemakkelijk in je project space op te slaan is. Bijvoorbeeld, je kan facturen van externe leveranciers bij je project budgetnotities opslaan. Je kan ook notities met een klik mailen vanuit Evernote. Evernote integreert ook met Microsoft Teams zodat je relevante chatgesprekken in je project space kan delen. Je kan ook relevante Evernote Teams content vanuit je Microsoft Teams chat bekijken en delen.
Slack
Veel teams werken samen en communiceren vanuit Slack. Door Evernote Teams te integeren met Slack kan je project gerelateerde notities gemakkelijk vinden en delen vanuit je Slack kanaal of direct message. Wanneer je aan het chatten bent in Slak, kan je in Evernote herinneringen instellen, taken aanmaken en belangrijke beslissingen om later op terug te komen. Je kan Slack kanaalgesprekken zelfs omzetten in notulen door alle berichten, PDF's en documenten naar Evernote te knippen.
Salesforce
Verkoopteams werken vaak hele dagen in Salesforce. Door Salesforce met Evernote Teams te integeren, kan je project gerelateerde notities vastpinnen aan specifieke dossiers en die notities zelfs direct in Salesforce bewerken.
Orden een nieuw project in een werkplek om ideeën, beslissingen en brainstorms vast te leggen.
Stel herinneringen in, houd deadlines bij en verzamel feedback terwijl je team in beweging blijft.
Elimineer overbodige vergaderingen door betrokkenen gemakkelijke manieren te bieden om de voortgang van een project in te zien.
Vermijd dubbel werk. Iedereen binnen het bedrijf kan gemakkelijk eerder werk bekijken en er naar verwijzen.
