เบื้องหลังโปรเจคที่เสร็จสมบูรณ์แล้วคือความรู้ที่มีคุณค่าและการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง ตั้งแต่ไฟล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและหน้าเว็บเพจที่ทำบุ๊กมาร์คไว้ จนถึงบันทึกที่เขียนด้วยลายมือและบทความที่มาจากอีเมล ความรู้เหล่านี้มักจะกระจัดกระจายอยู่กับแต่ละคนและหลายแอพพลิเคชัน เมื่อวันเวลาผ่านไป ทีมงานมีการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลที่มีค่าเหล่านี้มักจะสูญหาย
Evernote Teams ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงานวิจัยหรือข้อมูลต่าง ๆ, แบ่งปันกับสมาชิกในทีม และใช้มันกับโปรเจคในอนาคต คุณจะมีความยืดหยุ่นในการรวบรวมไอเดียในแบบของคุณ ไม่ว่าจะใช้ในการจดบันทึก, คลิปเว็บเพจ หรือแนบเอกสาร ค้นหาสิ่งต่าง ๆ ภายในองค์กรที่คุณจำเป็นต้องใช้ เมื่อมี Evernote เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ข้อมูลและความรู้ภายในองค์กรของคุณจะมีประโยชน์มากยิ่งขึ้น และจะไม่มีวันสูญหายไปเมื่อสมาชิกในทีมของคุณลาออก
ธุรกิจจะต้องเดินไปข้างหน้า ซึ่งแต่ละทีมจะให้ความสำคัญกับเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาว โดยไม่มองย้อนกลับไปดูว่าได้เรียนรู้อะไรบ้างระหว่างทาง แต่ทุก ๆ โปรเจคหลักจะมีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มีค่ามากจนประเมินไม่ได้ต่อทีมอื่น ๆ—หากมีข้อมูลเหล่านี้อยู่ การตลาดอาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมลูกค้าที่เก็บไว้ในฮาร์ดไดร์ฟซึ่งมีประโยชน์กับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่จะออกสู่ตลาดในอนาคต ข้อมูลการเงินอาจเป็นเป้ายอดขายที่ยังไม่เฉียดเข้าใกล้สิ่งที่ฝ่ายขายคาดหวังอยู่
ตัวช่วยในการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยคุณได้สองทาง:
การรับรู้สถานการณ์
เปลี่ยนข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับองค์กร การแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถรวบรวมข้อเท็จจริงและไอเดียที่ได้มาจากหลายแหล่งให้เป็นภาพที่ใหญ่ขึ้น ซึ่งสามารถแนะนำการทำงานของแต่ละทีมหรือทั้งองค์กรได้เป็นอย่างดี
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
หลีกเลี่ยงงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน เมื่อเราทำสิ่งที่ถูกต้อง งานวิจัยหรือค้นคว้าข้อมูลจะค่อย ๆ ดำเนินไปช้า ๆ คุณอาจจะทำงานลองผิดลองถูกมาหลายครั้งก่อนที่จะเจอทางที่ถูกเพียงทางเดียว การจัดการไอเดียที่ดีจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทีมงานของคุณจะไม่เสียเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาคำตอบที่เพื่อนร่วมงานของพวกเขาได้เจอแล้ว
มันไม่เพียงพอที่จะบันทึกไอเดียจำนวนมากของทั้งองค์กร—ไอเดียพวกนี้ควรจะค้นหาง่าย ซึ่งนี่หมายความว่าวิธีการจัดการความรู้ของคุณควรจะจัดระเบียบข้อมูลไว้ในที่เดียว ซึ่งควรจะต้องไม่สูญหายและสามารถค้นหาได้ นี่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กรของคุณด้วยวิธีเพียงไม่กี่วิธี:
การสื่อสารที่พัฒนาแล้ว
ยิ่งทุกคนรู้ว่าคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่ ก็ยิ่งทำให้พวกเขาใช้ประโยชน์ไอเดียเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น ซึ่งนี่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และสนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก
การแก้ไขปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น
เมื่อโปรเจคมาถึงทางตัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดจะสามารถดูได้ว่าผู้อื่นประสบปัญหาเช่นเดียวกันหรือไม่ และพวกเขามีวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร โดยไม่ต้องมาเรียนรู้ใหม่แต่อย่างใด
การสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
Teams สามารถใช้ประโยชน์จากความสำเร็จของเพื่อร่วมงานได้ เมื่อทีมหนึ่งสร้างกระบวนการหรือระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทีมอื่นก็สามารถใช้มันเป็นรูปแบบหลักได้—ประยุกต์ใช้มันตามความเหมาะสม
สมุดบันทึก
สมุดบันทึก ช่วยให้คุณกำหนดรูปแบบการจัดการเอกสารของคุณเอง เซฟบันทึกของคุณลงในสมุดบันทึกที่คุณสามารถจัดระเบียบได้ตามชื่อโปรเจค, ชื่อพนักงาน, รายไตรมาส หรือประเภทใดก็ได้ที่ทีมงานต้องการ
Spaces
Spaces จะนำสิ่งสำคัญขึ้นมาไว้ในที่ที่หยิบใช้งานง่าย เพื่อช่วยให้ทุกคนไม่ตกหล่นสิ่งที่ทุกคนต้องทำ จัดกลุ่มสมุดบันทึกของคุณไว้ใน spaces เพื่อให้ทุกทีมงานสามารถค้นหาสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาได้ในที่ที่สะดวกที่เดียว
บันทึกที่ปักหมุดไว้
คุณจะต้องอ้างอิงข้อมูลเดิมเป็นประจำหรือไม่? วางมันไว้ในบันทึกหนึ่งเล่มและ ปักหมุด มันไว้ที่ด้านบนสุดของ space เพื่อให้มันสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถปักหมุดบันทึกใหม่ที่คุณสร้างไว้เพื่อดึงความสนใจได้
การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
ค้นหาทุกสิ่งที่คุณต้องการ ไม่ว่ามันจะถูกบันทึกไว้ที่ใดก็ตาม ค้นหา บันทึกตามชื่อเรื่อง, วันที่, ประเภทของเนื้อหา หรือคำสำคัญ ใช้ตัวกรองและรับผลลัพธ์ได้ขณะที่คุณพิมพ์ คุณสามารถค้นหาคำในรูปภาพและลายมือเขียนได้ด้วย
ให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าใครจะเป็นคนทำ Evernote Teams ช่วยให้ทุกคนในบริษัทของคุณสามารถทำงานได้จากแหล่งความรู้ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งนี่หมายความว่าเราไม่ต้องสื่อสารข้อมูลเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อระบบการทำงานและทำให้ทีมงานทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จได้
การทำงานเอกสารร่วมกัน
ตั้งค่า สิทธิ์อนุญาต ที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันในบันทึกเดียวได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน—แม้ว่าพวกเขาจะออฟไลน์อยู่
มีอะไรใหม่บ้าง
ให้ทุกคนทราบข้อมูลเดียวกันโดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลหาทุกคนในทีม space จะแสดงบันทึกที่สร้างและอัพเดตล่าสุด ทั้งด้านหน้าและตรงกลาง
บันทึกเนื้อหาประเภทใดก็ได้—ตั้งแต่เว็บไซต์และบทความจนถึงเอกสารและอีเมลต่าง ๆ—จะอยู่ในบันทึกของคุณทั้งหมด
รวบรวมและเก็บงานวิจัยไว้ในพื้นที่ส่วนกลางที่เดียว ซึ่งทำให้ความรู้ของทุกคนสามารถเข้าถึงได้
ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถค้นหาภายในไฟล์ PDF, เอกสาร Office docs และบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
หมายถึงงานหรือโปรเจคที่ทำมาในอดีต โดยไม่คำนึงว่าใครเป็นผู้ทำ และมั่นใจได้ว่าความรู้จะอยู่ภายในองค์กรอย่างแน่นอน
